Việc chia sẻ tài liệu qua Internet rất dễ dẫn đến tình trạng bị “nhận vơ” quyền sở hữu. Do vậy, đóng dấu bản quyền lên file văn bản sẽ giúp bạn bảo vệ quyền sở hữu của tài liệu do mình làm ra. Không những thế, khi in ấn, với những dấu bản quyền được in chìm, trang tài liệu của bạn sẽ trông ấn tượng và đẹp mắt hơn. Hướng dẫn đóng dấu bản quyền:  Với Word 2007: Để làm việc này trên công cụ soạn thảo văn bản Word 2007, bạn thực hiện theo các bước dưới đây: - Tại cửa sổ soạn thảo, chọn tab ‘Page Layout’ trên menu, rồi nhấn vào nút Watermark (nằm tại mục Page Background). 

 

Word 2007 sẽ cung cấp cho bạn một vài tùy chọn dấu bản quyền mẫu sẵn có. Bạn có thể chọn một trong các mẫu hiện ra để hiển thị trên trang văn bản như một thông điệp nhắc nhở (chẳng hạn như ‘Do not Copy’ để cảnh báo cho người khác không copy lại nội dung của tài liệu).

 

 

 Hộp thoại Printed Watermark hiện ra. Tại đây có 2 lựa chọn: Sử dụng hình ảnh làm dấu bản quyền, hoặc sử dụng đoạn text để làm dấu bản quyền.  

 - Đánh dấu vào tùy chọn Text Watermark nếu muốn sử dụng một đoạn văn bản để làm dấu bản quyền (hoặc thông điệp nhắc nhỏ, thông tin cá nhân…) + Mục Text: điền nội dung của thông điệp, bản quyền. + Tại mục Font: Nếu nội dung đoạn Text là tiếng Việt có dấu, bạn phải chọn những font nào hỗ trợ tiếng Việt để nội dung hiển thị không bị lỗi. (Times New Roman là lựa chọn tốt nhất) + Mục Layout, với 2 tùy chọn, cho phép nội dung bản quyền nằm thằng hoặc nằm chéo trên trang văn bản. 

 - Trong trường hợp muốn sử dụng một hình ảnh (hoặc biểu tượng nào đó) để làm dấu bản quyền, bạn đánh dấu vào tùy chọn Pictures Watermark, rồi nhấn nút Select Picture để chọn hình ảnh làm dấu bản quyền.  Sau khi đã chọn xong hình ảnh, đánh dấu vào mục Washout nếu muốn hình ảnh hiển thị có độ mờ (để không làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản). Nếu không đánh dấu tùy chọn này, hình ảnh vẫn sẽ hiển thị với độ mờ chấp nhận được. 

 Cuối cùng, nhấn OK để lưu lại các thiết lập.  

 Lưu ý: Nếu không muốn tiếp tục sử dụng dấu bản quyền, bạn đánh dấu vào tùy chọn No Watermark trên hộp thoại Printed Watermark.  Với Word 2003:    

 Đặt mật khẩu để bảo vệ bản quyền: Sau khi đã đóng dấu bản quyền, để đề phòng trường hợp người khác sử dụng chính cách thức trên để thay đổi dấu bản quyền tác giả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau: Với Word 2007: Chọn tab Review từ menu, rồi nhấn nút Protect Document. Tại menu sổ xuống, bạn chọn “Restrict Formating and Editing”. 

 Trong menu hiện ra, dánh dấu vào tùy chọn “Allow only this type of editing in the document”, rồi chọn “No change (Read only)”. Cuối cùng, nhấn nút “Yes, Start Enforcing Protection” ở bên dưới.  

 Một hộp thoại hiện ra, yêu cầu bạn điền và xác nhận mật khâu. Sau đó, nhấn nút OK để xác nhận. 

 Bây giờ, mọi người chỉ có thể xem nội dung trên file văn bản của bạn mà không thể tiến hành những sự thay đổi và chỉnh sửa. Điều này đồng nghĩa với việc dấu bản quyền mà bạn đã đóng trên file văn bản sẽ không bị thay đổi khi không được cho phép.  Để hủy bỏ chức năng bảo vệ này, chọn Protect Documents từ menu Review, mở menu ‘Restrict Formating and Editing’ rồi nhấn vào nút ‘Stop Protection’, điền mật khẩu đã tạo ra ở trên để hủy bỏ chức năng bảo vệ. Với Word 2003: Để bảo vệ dấu bản quyền đã tạo trên Word 2003, bạn chọn Tools -> Options từ menu. Tại cửa sổ Options hiện ra, tìm đến tab Security. Nhấn vào nút Protection và thực hiện các bước tương tự như đã hướng dẫn ở trên với phiên bản Word 2007.  

 Để hủy bỏ chức năng bảo vệ, bạn nhấn nút ‘Stop Protection’ từ menu tương tự như ở phiên bản 2007.  Cuối cùng, save lại file văn bản để lưu các thiết lập.  Trên đây là thủ thuật đơn giản nhưng hiệu quả, để bảo vệ thành quả của bạn, tránh trường hợp bị người khác đánh cắp nội dung hoặc đánh cắp quyền tác giả. Hơn nữa, với cách thức này, nội dung của file sẽ được bảo đảm, không bị thay đổi một ngoài ý muốn.  Ngoài ra, bản in file văn bản sẽ ấn tượng và đẹp mắt hơn với những dấu mờ in chìm bên dưới nội dung trang in. Phạm Thế Quang Huy